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L’intelligence artificielle (IA) transforme en profondeur les processus administratifs, permettant d’automatiser des tâches répétitives et de gagner en efficacité. En particulier, la gestion des comptes de dépenses bénéficie grandement de l’IA, qui facilite des processus comme l'extraction des données depuis des documents et leur intégration dans des systèmes internes. Ces technologies participent à la modernisation des tâches à faible valeur ajoutée et permettent une gestion plus fluide des flux administratifs.
En s’appuyant sur les principes abordés dans l’article scientifique "Artificial Intelligence (AI) and Automation in Administrative Procedures: Potentials, Limitations, and Framework Conditions" de Parycek, Schmid et Novak, nous pouvons comprendre les limites et les opportunités liées à l’automatisation des processus payables et administratifs. C’est dans ce cadre que le concept de « discrétion » joue un rôle crucial.
La « discrétion » et ses implications pour l’automatisation
Dans l’article de Parycek, Schmid et Novak, le terme « discrétion » désigne la latitude laissée aux décideurs, leur offrant la flexibilité de faire des choix dans un cadre juridique précis. Cette liberté est un élément essentiel dans la gestion des processus administratifs, car elle permet de prendre des décisions éclairées en fonction des circonstances.
Cependant, cette même « discrétion » peut poser un défi lors d’une automatisation complète des processus. En effet, l’IA, notamment via le machine learning, peut apprendre des habitudes de traitement des documents au sein d’une entreprise.
Mais cette automatisation, bien qu’efficace, comporte des risques de mauvaises interprétations des données, pouvant mener à des erreurs dans la prise de décision. En automatisant des processus complexes, l’IA pourrait ne pas saisir toutes les nuances et subtilités qui sont pourtant essentielles pour éviter des erreurs critiques dans la gestion des comptes ou des flux financiers.
Viridem : une approche hybride pour minimiser les erreurs
Chez Viridem, nous avons pris en compte ces risques. Alors que l’IA et le machine learning permettent une automatisation accrue, nous croyons qu’une approche entièrement automatisée, sans supervision humaine, peut parfois mener à des erreurs importantes.
La discrétion, ou l’adaptabilité nécessaire dans certains processus, impose que les étapes essentielles soit validée par un humain pour éviter des erreurs dues à une interprétation incorrecte des données, des erreurs qui peuvent cumulées donnant ainsi un résultat totalement inadéquat comme on le voit avec les cas d’hallucination de l’IA.
C’est pourquoi nous avons conçu une solution qui utilise une reconnaissance des documents structurée rigoureuse configurée par l’humain mais totalement automatisable par la suite.
Également, la configuration des workflows est assurée par nos équipes pour répondre précisément aux besoins des clients, là où l’IA seule propose souvent des modèles génériques moins adaptés aux réalités terrain.
Concernant notre utilisation de l’IA, elle se joue dans le compte de dépenses, nous procédons à l'extraction et l’indexation automatique des données des documents, mais cette extraction est toujours suivie d'une validation manuelle à chaque étape cruciale.
Cette méthode permet de bénéficier de l’efficacité de l’IA tout en maintenant un contrôle total sur les données traitées.
Ainsi, l’approche hybride que propose Viridem répond aux défis de la notion de « discrétion » mise en avant par Parycek, Schmid et Novak pour l’automatisation des processus administratifs, en garantissant que les décisions sensibles sont toujours validées par des experts humains. Cela permet d’éviter les erreurs liées à l’interprétation des données et de renforcer la précision des informations traitées.
L’IA au service de l’humain : éviter les erreurs grâce à un contrôle rigoureux
Si des solutions de machine learning peuvent être utilisées pour optimiser les processus en apprenant des interactions passées, elles peuvent aussi, si elles sont mal calibrées ou mal supervisées, entraîner des erreurs coûteuses.
« L’automatisation basée sur l’IA, bien qu’efficace, ne dois pas remplacer complètement l’intervention humaine ». MILA, Institut québécois d’intelligence artificielle.
C’est pourquoi chez Viridem, nous avons opté pour une méthode qui associe le meilleur des deux mondes : l’automatisation des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, tout en maintenant un contrôle humain sur les décisions stratégiques et les étapes critiques.
Une collaboration intelligente : l’IA et l’expertise humaine
Chez Viridem, nous croyons que l’IA ne doit jamais remplacer l’humain, mais plutôt l’assister dans la prise de décisions. L’objectif est d’optimiser les processus administratifs tout en maintenant un contrôle rigoureux et une supervision constante. Grâce à notre synergie issue de notre expertise métier, nous permettons à nos clients de gagner en efficacité sans sacrifier la qualité ou la sécurité des informations traitées.
Découvrez comment Viridem peut transformer vos processus administratifs
Si vous souhaitez découvrir comment Viridem peut automatiser vos comptes payables et vos processus administratifs tout en maintenant un contrôle total sur vos données, n’hésitez pas à nous contacter. Nous serons heureux de vous montrer comment notre solution, alliant IA et expertise humaine, peut alléger votre travail administratif tout en garantissant la rigueur, la précision et la sécurité des informations traitées.
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