Comment Sanimarc a optimisé ses processus financiers grâce à l’automatisation Viridem

Comment Sani Marc a optimisé ses processus financiers grâce à l’automatisation Viridem

Sani Marc, entreprise canadienne de 750 employés située à Victoriaville, se spécialise dans la distribution de produits sanitaires, la fabrication de produits chimiques de nettoyage ainsi que les produits pour piscines et spas.
Avant l’arrivée de Viridem, l’entreprise faisait face à plusieurs défis majeurs : un temps excessif consacré aux tâches répétitives, des validations lentes et peu efficaces, ainsi qu’un volume de papier trop important, ce qui limitait significativement son efficacité opérationnelle.

Quelles sont les problématiques dans les processus financiers rencontrées ?

Avant la mise en place d’une solution d’automatisation du traitement des comptes fournisseurs, Sani Marc faisait face à plusieurs défis limitant l’efficacité de ses processus financiers :

• Un temps excessif consacré aux tâches répétitives
• Des validations lentes et peu efficaces
• Un volume de papier difficile à gérer et à archiver
• Des erreurs répétitives liées aux doublons

L’objectif principal était de renforcer l’efficacité interne via :

• La digitalisation et la dématérialisation
• La centralisation des documents
• L’optimisation du cycle procure-to-pay
• La réduction des coûts et l’amélioration de la traçabilité

Quelles sont les solutions d'automatisation apportées par Viridem ?

« Nous avons constaté que Viridem répondait parfaitement à nos besoins, en simplifiant les processus et en améliorant l’efficacité des équipes. »

Viridem a permis à Sani Marc de :

• Automatiser les documents (génération, suivi, archivage)
• Centraliser l’information sur une seule plateforme
• Valider et approuver automatiquement les documents
• Assurer la traçabilité et la conformité des processus
• Suivre les workflows en temps réel
• Réduire les coûts administratifs

« Viridem nous a permis de devenir presque totalement sans papier et de regrouper tous nos documents au même endroit, sans empiéter sur l'espace physique. »

Plan d’implémentation de Viridem

• Phase 1 – Audit et personnalisation
  « Processus clair et structuré, nécessitant quelques ajustements pour s’adapter parfaitement aux besoins spécifiques. »
• Phase 2 – Formation et adoption par les équipes
  « Efficace, avec un accompagnement ciblé pour certains membres afin de faciliter une adoption optimale des outils. »
• Phase 3 – Mise en production et suivi post-déploiement
  « Tout s’est déroulé comme prévu, un suivi attentif garantissant la stabilité et la continuité des opérations. »

« L’accompagnement commercial a été jugé satisfaisant, le cycle de vente fluide et l’implémentation a été plutôt bien accueillie. »

Quels sont les bénéfices obtenus de l’automatisation des comptes payables ?

Grâce à l’automatisation des comptes payables, à la dématérialisation et à la gestion centralisée des documents, Sani Marc constate des résultats concrets et mesurables :

• Réduction du temps administratif et des tâches répétitives, permettant aux équipes de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée
• Diminution de 75 % des doublons, éliminant les erreurs répétitives et améliorant la fiabilité des données financières
• Réactivité accrue des équipes et meilleure collaboration interne
• Réduction massive de l’usage du papier, avec une baisse de 95 % du volume imprimé et stocké
• Libération de plus de 80 % de l’espace physique dédié au stockage papier, optimisant les locaux et réduisant les coûts

Ces résultats démontrent l’impact réel de Viridem sur l’efficacité opérationnelle et la digitalisation des processus financiers.

Maintenant Sanimarc utilise Viridem pour :

• Gérer efficacement les factures fournisseurs
• Suivre et accélérer les validations internes
• Automatiser les tâches administratives et manuelles
• Centraliser et organiser l’ensemble des documents
• Gagner en autonomie et en efficacité
• Diminuer les erreurs liées aux doublons
• Réduire l’usage du papier et l’archivage

Plus de 200 factures et états de compte sont désormais traités quotidiennement grâce à cette automatisation des comptes payables, à la gestion électronique des documents (GED) et à un workflow financier optimisé.

Quels sont les projets futurs de SANI MARC ?

Sani Marc souhaite poursuivre sa transformation numérique en optimisant davantage :

• Le fonctionnement des états de compte
• Le suivi des documents non conformes
• La traçabilité des flux internes

« Nous avons une perception très positive de Viridem et constatons que ses mises à jour l’améliorent progressivement. »

Réinventer le quotidien

« Nous avions déjà utilisé Viridem dans un autre département, ce qui avait prouvé sa fiabilité et son efficacité. »

En centralisant tous les documents, en réduisant radicalement le papier et en éliminant les doublons, Viridem offre une visibilité immédiate sur les processus internes et libère les équipes pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Conclusion

Grâce à Viridem, Sani Marc a complètement réinventé ses processus financiers et administratifs. L’automatisation des comptes payables, la digitalisation et la dématérialisation des documents, ainsi que la centralisation de l’information, ont permis à l’entreprise de gagner en efficacité, de réduire les erreurs et de libérer ses équipes.

En modernisant et sécurisant ses flux internes, Sani Marc a franchi un cap décisif dans sa transformation digitale, démontrant que l’automatisation intelligente des processus financiers est un levier concret pour améliorer la productivité et la performance globale de l’entreprise.

Vous aussi, vous voulez voir vos processus financiers réinventés ?

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Témoignage – Malorie Duhaime, Coordonnatrice aux comptes payables