Déclaration de confidentialité de Viridem

Quels renseignements personnels Viridem recueille-t-il sur ses utilisateurs?

Les renseignements que nous recueillons à votre sujet nous permettent de personnaliser et d'améliorer constamment nos services relatifs à votre expérience avec Viridem. Les renseignements recueillis sont les mêmes pour le mode SaaS et « sur les lieux » sauf que pour le mode « sur les lieux », les données sont conservées chez le client ou un fournisseur d'hébergement externe. Le client est donc responsable de s'assurer d'un niveau de sécurité adéquat pour la protection de ses renseignements personnels.

• Renseignements fournis par vous-même : nous recevons et conservons tous les renseignements que vous entrez sur notre site Web ou que vous nous fournissez d'une autre façon. Vous avez le choix de ne pas fournir certains renseignements, mais cela pourrait vous empêcher de profiter de certains de nos services. Nous utilisons les renseignements recueillis notamment afin de répondre à vos requêtes, d'améliorer nos services et de communiquer avec vous.
• Renseignements recueillis automatiquement : nous recevons et conservons certains renseignements chaque fois que vous communiquez avec nous. Par exemple, à l'instar de nombreux sites Web, nous utilisons les témoins (cookies) qui nous permettent d'obtenir certains renseignements lorsque votre navigateur accède à Viridem et à d'autre contenu acheminé par Viridem ou pour son compte vers d'autres sites Web.
• Téléphone cellulaire : il n'y a pas d'information spécifique recueillie à propos des appareils mobiles (localisation, numéro de l'appareil, identifiant de l'appareil, etc.).
• Communication par courriel : en utilisant Viridem, vous pourriez recevoir des notifications par courriel pour des documents qui vous sont assignés. Pour l'instant, il n'est pas possible de désactiver ces communications.

Note au sujet de Viridem en mode « sur les lieux » (installation privée) :

• Bien que nous n'ayons pas d'accès permanent, il se peut que nos employés doivent accéder aux serveurs chez les clients afin d'y faire de la maintenance ou résoudre un problème. Tous nos employés sont soumis à une politique de confidentialité des informations très stricte. Il est possible de désactiver l'accès à nos employés en retirant l'accès à toutes les compagnies pour l'usager « soutien ».

Documents

Les documents qui sont conservés dans Viridem appartiennent au client de Viridem. Le client peut conserver des documents personnels à propos de vous selon les délais prescrits par la loi. Si l'employeur conserve des documents personnels et que vous jugez que celui-ci ne devrait pas, vous devez vous adresser directement à lui pour faire une demande de destruction desdits documents ou, sinon, faire appel à la cour de votre province ou pays.

Les témoins (cookies)

• Les témoins (cookies) sont des identificateurs uniques que nous transmettons à votre appareil, pour permettre à nos systèmes de reconnaître votre appareil, entre autres pour éviter les risques d'accès non autorisés.
• La rubrique Aide de la plupart des navigateurs vous indique comment empêcher votre navigateur d'accepter de nouveaux cookies. Cependant, parce que les cookies vous permettent d'utiliser sécuritairement Viridem, nous vous recommandons de les laisser activés. Par exemple, si vous bloquez ou rejetez autrement nos cookies, vous ne pourrez pas utiliser Viridem qui exige de vous connecter.

Est-ce que Viridem divulgue les renseignements qu'il reçoit?

Les renseignements personnels de nos clients sont un élément clé de notre activité commerciale et nous n'avons pas comme pratique de les vendre à des tiers. Nous ne communiquons ces renseignements que dans les circonstances décrites ci-dessous.

• Protection des intérêts de Viridem (mode SaaS seulement) : nous pouvons divulguer des renseignements personnels lorsque nous l'estimons opportun aux fins de nous conformer à la loi, de faire appliquer nos Conditions d'utilisation, ou de protéger les droits, les biens ou la sécurité de Viridem, de ses utilisateurs ou d'autres parties. Bien entendu, nous ne vendons pas, ni ne louons, partageons ou divulguons de quelque manière que ce soit les renseignements personnels de nos clients permettant de les identifier à des fins commerciales qui contreviendraient à nos engagements décrits dans la présente Déclaration de confidentialité.
• Avec votre consentement (mode SaaS seulement) : dans les autres cas que ceux mentionnés ci-dessus, vous serez avisé lorsque vos renseignements personnels sont susceptibles d'être communiqués à des tiers et vous aurez alors la possibilité de choisir de ne pas partager ces renseignements.

Mes renseignements personnels sont-ils vraiment protégés?

• Nous nous efforçons d'assurer la confidentialité de vos renseignements personnels au cours de leur transit sur Internet à l'aide du protocole SSL (Secure Sockets Layer) qui chiffre les renseignements que vous entrez. (Ceci est valable pour le mode SaaS. En mode « sur les lieux », le client est libre d'activer le protocole SSL ou non).
• Il est important que vous empêchiez tout accès non autorisé à votre mot de passe et à votre ordinateur. Assurez-vous de fermer votre session lorsque vous avez fini d'utiliser un ordinateur partagé.

Conditions d'utilisation, avis et révisions

Si vous choisissez de vous rendre sur le site Viridem, votre visite de même que tout litige quant aux questions de confidentialité sont régis par la présente Déclaration et par nos Conditions d'utilisation, en ce qui a trait notamment à la limite des dommages et intérêts, à l'arbitrage des litiges et à l'application des lois de la province de Québec, Canada. Nous tenons nos promesses et ne modifierons en aucun cas nos pratiques et conditions pour les rendre moins protectrices à l'égard des renseignements personnels de nos clients recueillis par le passé, sans avoir préalablement obtenu l'accord des clients concernés.

Utilisation des services API de Google

Viridem utilise les services de l'interface de programmation d'applications (API) de Google. L'utilisation et le transfert vers d'autres applications des informations reçues par l'API de Google se conformeront à la politique d'utilisation des données des services API de Google (Google API Services User Data Policy), y compris aux exigences d'utilisation limitée.

Intégration de l'IA

Le logiciel Viridem intègre, à titre optionnel et non activé par défaut, des solutions d'intelligence artificielle (IA) externes pour la détection automatique de données issues des documents traités (par exemple, documents administratifs, reçus, factures, etc.). L'activation de la fonctionnalité de détection des données par les solutions d'IA s'effectue manuellement par l'administrateur pour chacune des compagnies configurées dans chacune des instances Viridem. Afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données :

Accès sécurisé

Les documents transmis aux solutions d'intelligence artificielle externes pour détection, ainsi que les données en résultant, demeurent strictement confidentiels. Ils ne sont jamais consultés, communiqués, diffusés ou mis à disposition d'un tiers, sous aucune forme. Seuls les responsables techniques de Viridem sont expressément habilités à accéder à ces documents et ces données, et ce uniquement sur demande expresse du client ou dans le cadre d'une démarche d'amélioration du service, dans le strict respect des obligations de confidentialité et des mesures de sécurité en vigueur.

Rétention limitée

Les documents ainsi que les données extraites sont automatiquement supprimés des systèmes des prestataires externes au terme d'une période de rétention maximale de 14 jours.

Normes strictes

Les prestataires sélectionnés répondent aux normes de sécurité et de confidentialité les plus strictes du marché. Pour toute information complémentaire concernant les mesures de sécurité et les politiques de gestion des données mises en place pour chacune des solutions d'intelligence artificielle externes, veuillez vous référer à votre représentant Viridem.