Glossaire Viridem : comptes payables et GED

API signifie « interface de programmation d'applications » (Application Programming Interface). C'est un ensemble de règles définies qui permettent à différentes applications de communiquer entre elles.

Une assignation est une définition d'un ou plusieurs responsables pour une étape donnée dans un flux de travail. L'assignation peut être définie pour un utilisateur, plusieurs utilisateurs ou un groupe d'utilisateurs, avec ou sans condition.

Module qui permet de convertir différentes valeurs en une valeur standard.

Un champ global positionné pour lire une information sur le document.

Les entités de données de Viridem. Chaque information collectée ou téléversée est associée à un champ global. Types : texte, numérique, date, monétaire, URL, code-barres, case à cocher.

La clé unique est le caractère associé à un ou plusieurs champs globaux sur le gabarit afin de définir son unicité. Viridem valide la clé unique afin de créer ou de versionner les documents entrants. Par exemple, sur une facture, la clé unique est le numéro de facture.

Champ devant être ajouté dans les tableaux d'un gabarit pour lire et contenir les informations dans les colonnes des tableaux du document.

Une compagnie est une base de données (BD). Les compagnies sont définies selon les types de projets dans Viridem et non par le nombre de compagnies à l'interne chez le client (p. ex., comptabilité, RH, juridique, etc.).

Le terme division dans Viridem peut correspondre à un site, à une succursale ou à une division d'une entreprise.

Documents groupés de façon dynamique selon une ou deux variables communes entre les documents, comme les numéros de bon de livraison et de commande. C'est-à-dire le même champ global avec la même valeur sur les différents types de documents.

Documents liés manuellement ou nativement, c'est-à-dire qui proviennent du même courriel ou du même document selon les configurations. Les documents liés incluent aussi les pièces jointes externes.

Chemin que le document doit suivre selon les besoins ou tâches à accomplir (réception, approbation, archivage, etc.).

Le formulaire est un écran de configuration à remplir par l'utilisateur pour un élément défini. Par exemple, la configuration d'un fournisseur dans le module de bon de commande est un formulaire.

Les formulaires PDF sont un type de format de PDF permettant à l'utilisateur de modifier son contenu directement dans le document.

Une formule permet de calculer des valeurs à l'aide du contenu des champs globaux ou de valeurs fixes. Les opérateurs disponibles sont l'addition, la soustraction, la multiplication et la division. Des fonctions sont aussi disponibles, par exemple Si, Contient ou Concaténer.

Le gabarit est comme un acétate sur lequel on dessine des zones qui déterminent les données ou informations importantes (champs globaux) à détecter. Les zones créées indiquent à Viridem le positionnement des données à faire lire par l'OCR. Viridem peut ainsi envoyer l'information désirée vers votre système tiers (logiciel comptable ou financier) et appliquer les processus établis dans le flux de travail.

Un groupe de gabarits correspond à des documents groupés. Voir le terme Documents groupés.

Champ qui différencie un document d'un autre par son ou ses identifiants. Il est possible d'avoir plusieurs identifiants sur le même gabarit en choisissant les options « OU » ou « ET ». Un identifiant est associé à un gabarit.

L'index est la structure d'ordonnancement et de tri des documents dans la base de données de Viridem. Il sert principalement à la recherche simple (recherche plein texte dans les documents) et permet d'obtenir des résultats rapidement.

Lightweight Directory Access Protocol. Le protocole LDAP gère les accès par courriel et permet de reconnaître un utilisateur.

Le libellé est aussi appelé marqueur de position dans un champ global. Le marqueur de position permet de référencer un champ mobile sur un document.

Le marqueur correspond au libellé dans un champ global.

Donnée de référence entrée manuellement et utilisée pour un programme ou un flux de travail. Une métadonnée ne se trouve pas sur le gabarit comme tel.

Un module peut faire référence soit à un système tiers (ERP, logiciel financier ou comptable), soit à un module offert en option (Bon de commande, Compte de dépenses). Les modules permettent d'effectuer des actions sur le document ou vers une application tierce au moment de la transition du flux de travail. Ils peuvent accomplir toutes sortes de tâches.

Optical Character Recognition, ou reconnaissance optique de caractères. Détection des caractères sur un document en format PDF image seulement. Si le document est numérisé avec un numériseur configuré pour faire de l'OCR, Viridem travaillera avec l'OCR déjà appliqué sur le document.

Un programme sert à automatiser des requêtes dans le flux de travail et à servir de transition à des moments précis dans un flux de travail.

Un rôle est relié à un utilisateur pour une base de données (compagnie) définie. Le rôle attribué à un utilisateur définit ses accès dans Viridem. Exemples : Lecteur (non-contributeur, ne peut ni modifier ni approuver les documents), Utilisateur, Administrateur, Administrateur système (membre de l'équipe TI du client) et Super administrateur.

Sélection de plusieurs actions pour effectuer une action en lot (naviguer entre les documents du panier de travail, exécuter des transitions, écrire des commentaires, colliger des données, accéder aux documents groupés et au traitement en groupe). Le traitement en lot ne fait pas de transition en lot sur les documents.

Liaison entre une liste de données (type : numéro de facture sur un état de compte) et une facture selon des critères définis.

Contrôle automatique qui compare la facture fournisseur au bon de commande (quantités et prix) avant d'autoriser le paiement.

Contrôle qui compare la facture, le bon de commande et la réception (marchandise reçue) avant d'autoriser le paiement, la référence en automatisation des comptes payables.

Passage du papier au numérique pour les factures et documents administratifs, base de l'automatisation des comptes payables et de la gestion documentaire.

Loi américaine permettant aux autorités des États-Unis d'accéder aux données hébergées par des fournisseurs américains, même à l'étranger, d'où l'intérêt d'un hébergement au Québec (Loi 25).

Remplacement du traitement manuel des factures fournisseurs par un logiciel qui les capture, extrait, valide, rapproche, achemine pour approbation et enregistre dans l'ERP, sans ressaisie.

Document par lequel un fournisseur réclame le paiement de biens ou services. Point de départ du processus des comptes payables.

Document d'achat émis à un fournisseur, servant de référence au rapprochement de la facture.

Progiciel de gestion intégré (comptabilité, achats, stocks). Viridem s'y connecte pour enregistrer les factures et les écritures.

Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels ; encadre l'hébergement et la gouvernance des données.

Taxe sur les produits et services (fédérale) et taxe de vente du Québec, extraites et ventilées automatiquement sur chaque facture pour les crédits de taxe sur les intrants (CTI/RTI).

Rabais accordé par un fournisseur pour un paiement avant l'échéance ; l'automatisation aide à le capter en accélérant les approbations.

Facture traitée de bout en bout sans intervention manuelle (« touchless »), grâce à l'extraction et au rapprochement automatiques.

Espace en ligne où les fournisseurs soumettent et suivent leurs factures, réduisant les courriels et les relances.

Système de classement, de recherche et d'archivage sécurisé des documents administratifs.

Transmission automatisée de documents commerciaux (factures, bons de commande) entre systèmes, sans papier.